Recrutement

Assurer le contrôle budgétaire et administratif des opérations d’investissement

 Activités principales :

 Activités comptables :

 -        Contrôle le budget des opérations, la TVA, les calculs d’actualisation et de révision et la mise en place des cautions bancaires ou retenues de garantie ainsi que la bonne répartition des dépenses des opérations mixtes (logements/commerces, …)

-        Etablit les engagements (ordres de service et bons de commande) des opérations

-        Effectue les saisies des dépenses et les mouvements budgétaires

-        Garantit la liquidation de la facturation

-        Traite les DGD et assure les clôtures financières des opérations

-        Etablit les attestations de TVA réduite

 Activités administratives :

 -        Assure la gestion des agréments des sous-traitants (contrôle des pièces, demande des pièces manquantes, saisie sur progiciel, …)

-        Garantit, en lien avec l’Assistante de Direction, le suivi administratif, règlementaire et le reporting de la Direction (PC, DP, constats d’affichage, DOC, DAACT, déclarations aux organismes de prévention et de contrôle, déclarations H1/H2, programmation SPLS, avancement opérations, réservataires…)

-        Souscrit les assurances Dommages Ouvrages et TRC le cas échéant, assure la gestion administrative des dossiers contentieux et suit le traitement des garanties légales de la construction

- Assurer des missions administratives en lien avec les opérations de maîtrise d’ouvrage, les opérations de réhabilitation immobilière et la gestion des contrats d'entretien.

- Traitement des factures, (contrôle budget, TVA, actualisation/révision, répartition des dépenses…)

- Participer à l’alimentation des bases de données 

- Apporter une aide administrative (H1/H2, attestations de TVA…), établir des bons de commande et éventuellement des bons de travaux.

- Accompagne les services dans la définition de leurs besoins, les conseille dans le choix des procédures à mettre en oeuvre, les assiste en matière de règles d’exécution des marchés

- Organise et planifie le lancement des consultations

- Procède à la préparation des dossiers de consultation et assure leur publication, rédige les documents administratifs
− Procède à l’établissement des actes (avenants, sous-traitance…)
− Procède aux engagements et à la facturation des dépenses du service, en suit leur évolution par rapport au budget
− Assure la veille réglementaire en matière de marchés et veille au respect de la régularité des procédures
− Assure la mise en place des contrats d’assurance
− Procède en lien avec les services concernés à l’organisation de l’évaluation des fournisseurs et veille au bon respect de l’exécution des marchés et des procédures en matière de qualité de services (QUALIBAIL)
− Mise à jour des tableaux de bord d’activité et élaboration du rapport d’activité annuel lié à la commande publique

Il est assisté par une secrétaire marché.

Organiser le relogement des locataires après un plan de démolition

 Activités principales :

-        Met en œuvre des plans de relogement tant auprès des ménages concernés qu’en terme de coordination interne et externe : réalisation et traitement des enquêtes sociales, interface entre les souhaits des locataires et l’offre, référent(e) des locataires (accompagnement, écoute, visite des logements, enquête de satisfaction…), interlocuteur(trice) des partenaires externes

 Travaille en étroite collaboration avec les Conseillers(ères) Logement et le Service Gestion locative, et tout partenaire social facilitant ce parcours

Finalités :

Le/la gestionnaire contrats est responsable du suivi et de l’exécution des contrats de maintenance, au niveau administratif, budgétaire et qualité de service. Il/elle s’assure de leur mise en oeuvre dans le cadre de la politique patrimoniale et en réponse aux objectifs de qualité de service et de maîtrise des charges.

Activités principales :

Est responsable de la bonne exécution des contrats par les entreprises : - est le référent des entreprises intervenantes

- établit et suit le calendrier d’exécution des campagnes préventives - organise les opérations de relance nécessaires auprès des locataires (taux de pénétration, pose d’équipement, sécurité) et assure la transmission au contentieux si nécessaire

- met en place, assure le suivi budgétaire des contrats et réalise les engagements forfaitaires des contrats - est garant(e) du respect des budgets.

- assure le suivi du porte-feuille des demandes d’intervention techniques - Assure le reporting global de l’exécution des contrats afin de vérifier le respect des obligations contractuelles et de la charte qualité

- assure le suivi des entreprises intervenantes, met en place les moyens et participe à leur évaluation (reporting, taux de pénétration, vérification des travaux, relances, rencontres régulières)

- Assure le suivi des contrats, leurs actualisations et leur renouvellement  -

Assure l’actualisation et la révision des contrats notamment en lien avec la DFI (répartition patrimoniale, non récupérable/récupérables) et la DAG (pôle marché)

- Organise le renouvellement des contrats en lien avec les services/directions internes (planification, évaluation et retours des besoins …)

- Participe à la rédaction du cahier des charges en lien avec les référents techniques de la direction et veille à la prise en compte du double objectif de l’opérationnalité technique et du respect de la maîtrise des charges

- Suit la phase de consultation et l’attribution des contrats pour la direction Patrimoine

Finalités :

 Le/la Coordonnateur(trice) du Pôle Etats des Lieux organise l’activité de remise en état des logements après le départ des locataires en :

-      Garantissant la déclinaison de la politique technique, de la qualité de l'exécution des travaux réalisés et du respect des budgets dédiés

-      Optimisant le délai de remise en état des logements afin de répondre à l’objectif prioritaire de maitrise de la vacance

 Situation fonctionnelle :

 Le/la Coordonnateur(trice) du Pôle Etats des Lieux exerce ses missions au sein du Pôle Etats des Lieux sous la responsabilité hiérarchique du/de la Responsable du Service Maintenance du Patrimoine auquel il/elle doit rendre compte de son activité.

 Activités principales :

 ‒      Superviser l’activité du Pôle Etat des lieux du dépôt du préavis à la mise en relocation du logement

‒      Manager l’équipe, organiser et superviser les activités sous sa responsabilité (de la visite conseil à la bonne exécution des travaux suite à l’EDL de sortie) dans le respect des règlementations et objectifs

‒      Assurer la bonne coordination avec les services associés au processus

‒      Veiller au respect des marchés et de leur bonne exécution, assurer l’évaluation des entreprises/prestataires dédiés à l’activité et participer à la mise en place ou au renouvellement des contrats/marchés

‒      Être responsable des budgets dédiés et en assurer le suivi et l’optimisation

‒      Mettre en place et suivre les tableaux de bord nécessaires à l’évaluation et au pilotage de l’activité

‒      Il/elle peut être amené(e) à réaliser des visites conseil ou états des lieux le cas échéant

Le/la responsable régie a pour mission de superviser l’ensemble des activités réalisées par la Régie (Dépannage, Vérification avant relocation, veille sécurité etc…)

En tant qu’entreprise interne, il/elle est le garant(e) du respect des délais annoncés, de la qualité de l'exécution des travaux réalisés et du respect des budgets alloués

Il/elle contribue à l’entretien et la maintenance du patrimoine ainsi qu’à la qualité de service rendu aux locataires. 

 Situation fonctionnelle et Conditions d’exercice :

Le/la responsable régie exerce ses missions sous la responsabilité hiérarchique du/de la Responsable du Service Maintenance du patrimoine auquel il/elle doit rendre compte de son activité. Il/elle travaille en collaboration avec l’ensemble des services de CLMH.

Finalités :

 S’assurer de la qualité des travaux réalisés et du bon fonctionnement de la régie.

 Activités principales :

 -      Manage l’équipe de la régie (ouvriers, magasins, secrétariat), Organise et contrôle les activités sous sa responsabilité

-      Est force de proposition dans l’élaboration de suivis, tableaux de bord pertinents, utiles pour le suivi financier et technique de l’activité

-      Veille à une exécution efficace des travaux (contrôle des ouvriers sur site), en respectant les engagements qualité définis

-      Participe activement à l’amélioration de la qualité de service et diffuse ces objectifs au sein de son équipe

-      Travaille en lien avec les services et notamment le service proximité pour définir les besoins de travaux nécessaires à l’amélioration des parties communes.

-      Assure la polyvalence sur les postes de magasiniers.

Le/la Responsable territorial est le/la représentant(e) de Caen la mer Habitat sur son territoire, auprès des locataires et des partenaires. Il/elle assure le pilotage des activités confiées et le management de son équipe. Il/elle est le garant(e) des services rendus aux habitants et développe les relations partenariales nécessaires à l’amélioration du vivre ensemble sur les résidences.

Activités principales

Management des équipes et de l’activité :

-        Organise et contrôle le travail de son équipe, assure les mises en place des moyens nécessaires à la réalisation des tâches et à la progression des compétences (formation, matériel, horaires etc. …) ainsi que l’animation et la communication interne auprès de son personnel

-        Manage son équipe avec équité et exigence dans le cadre des objectifs définis et effectue les évaluations.

-        Est responsable du reporting de son activité

-        Représente l’organisme dans les réunions partenariales sur son secteur et organise tout moyen d’échange nécessaire au sein des résidences

-        Organise l’accueil physique des habitants en fonction des besoins et des résidences et assure des permanences ou des rendez-vous sur site

-        Est responsable des engagements Qualibail et charte de service en termes de délai, de traçabilité, de qualité de réponse et de communication envers les locataires

-        Met en place et organise les réponses à l’ensemble des demandes locataires. Il/elle peut être amené(e) à mobiliser des services internes ou des prestataires externes pour prendre en charge les interventions nécessaires

Pilotage de l’activité « entretien nettoyage » :

-        A pour objectif l’amélioration des services et la maitrise des budgets et du rapport prestations/couts

-        Veille à la permanence et à la qualité des interventions. Pour ce faire, il/elle organise et contrôle le travail des personnels internes et des entreprises, assure les évaluations

Etat des lieux entrant :

-        Assure les états des lieux entrant

Traitement des troubles de voisinage :

-        Assure, en lien avec les gardiens, les médiations de 1er niveau.

-        Met en œuvre les moyens et procédures nécessaires pour assurer la jouissance paisible aux habitants

Concertation locative et bien vivre ensemble :

-        Prépare et/ou anime les réunions nécessaire à la concertation et à la co-construction avec les locataires et suit les actions à fournir le cas échéant.

-        Participe au RCL de quartier

Surveillance des équipements de sécurité des résidences :

-        S’assure que son équipe effectue la veille sécurité et la production des documents de suivi et d’alerte nécessaires. Il/elle est en charge de leur contrôle et de leur transmission.

-        Participe aux réunions et actions menées dans le cadre de la maintenance du patrimoine qu’il/elle gère

Commercialisation :

-        Contribue au processus d’étude des demandes de logements (notamment des mutations) et d’attribution

-        Veille au respect du processus d’accueil mis en place

Assurer la propreté de sa (ses) résidence(s) Assurer la sécurité des bâtiments Participer au maintien et à l’amélioration du cadre de vie ainsi qu’à la tranquillité de son secteur.

Activités principales Hygiène et propreté :

- Responsable de la propreté des parties communes. Dans ce cadre, il/elle réalise tout ou partie de l’entretien des parties communes, la gestion des ordures ménagères et des encombrants - Assure la propreté des abords.

- Assure le contrôle de ou des agents d’immeuble et/ou du prestataire dans le cadre de l’entretien de son patrimoine - Responsable du résultat, il/elle doit alerter des éventuels dysfonctionnements

Maintenance du patrimoine :

- Assure la veille sécurité des équipements et alerter sa hiérarchie - Participe au processus de traitement des réclamations. Il/elle exécute les menues réparations dans les parties communes, renseigne les entreprises ayant à intervenir sur le secteur et participe au suivi des interventions.

Gestion des relations locataires :

Participe au processus d’accueil du locataire (notamment visite de courtoisie) et aux réponses à apporter (transmission d’information, prises de contact et de rendez vous).

- Peut être amené à assurer une permanence et à participer au processus d’état des lieux entrant - Est à l’écoute des locataires afin d’anticiper d’éventuels difficultés ou conflits, et rappelle le respect des règles le cas échéant ;

- Assure la première rencontre de conciliation et participer au processus lié à la tranquillité résidentielle.

- S’assure de l’information aux locataires (création et/ou distribution d’affiches et documents).

- S’implique et participe aux actions menées dans le cadre de la concertation locative et co-construction (réunion, manifestations …)